中菁- odoo  ERP 实施 杭州

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Odoo费用报销功能

2017-04-24 17:50:01 中菁- odoo ERP 实施 杭州 阅读


本案例使用Odoo技术配置,在系统原有的费用报销流程上:1)增加一级部门经理的审批;2)增加部门经理只能看见自己部门的报销单的权限配置;3)报销单的列表视图上,增加“待审批”的过滤器。

1.1.1 Odoo费用报销功能

菜单 人力资源 | 费用 | 费用,填写报销单,提交审批,审批通过报销单提交到财务复核,财务复核以后,系统基于报销单自动创建一笔“其他应付账款”的会计凭证。

Odoo

员工:费用报销的员工,员工上有一个“家庭住址”的字段。员工的家庭住址字段必须填写,系统自动生成报销凭证时候,贷方科目是从员工的家庭住址的Partner的应付账款;产品:系统自动生成报销凭证时候,借方科目取自该产品的“费用科目”。

报销业务核算前,需要设置的事项有:

1)员工的“家庭住址”字段,以及家庭住址的应付科目;

2)设置好报销专用的产品,以及产品上的“费用科目”,通常是管理费用,或销售费用;

3)系统自动创建报销单的会计凭证的时候,会计凭证的“业务伙伴”是报销员工的“家庭住址”字段值,凭证的借方科目是报销单产品上设置的“费用科目”,凭证的贷方科目是员工“家庭住址”上设定的“应付账款科目”。

审批通过以后,系统自动创建的会计凭证如下:

Odoo


1.1.2 Odoo报销业务问题

实际应用中,存在几个问题:

1)不同部门的员工,同样的报销内容,会计记账的科目不同。如研发部门员工差旅费,会计记账“管理费用”科目,销售部门员工差旅费,会计记账“销售费用”科目。按系统现有的机制,记账科目设置在报销产品的“费用科目”上,因而,需要为研发部门、销售部门分别设置“差旅报销”的产品,不能共用同一个产品。

2)不同报销内容,会计记账科目不同,如差旅费、办公用品,分别记入到“管理费用”下不同的二级科目上。实际应用中,需要梳理各种可能的报销情况,根据记账科目区分设置不同的报销产品。报销产品的设置不能太多,否则员工报销时候会不知道应该选择哪个产品报销。

3)同样是差旅费报销,研发部门、销售部门,要选择不同的报销产品。如果员工同时看见两个差旅费报销的产品,他们会不知道应该选择哪个。为了避免此种混淆,应该设置“报销/管理费用”、“报销/销售费用”两个权限组,每个权限组只能看见自己的报销产品。如此,报销时候,员工才不会选错报销产品。

4)如果报销产品设置不对,或者员工报销时候,没有正确选择报销产品,系统自动产生的费用报销的会计凭证会不正确。出纳在支付报销费用后,应该检查一下系统自动生成的会计凭证是否正确,如果不正确,需要手工纠正该笔凭证。同时应该检查一下错误原因,如果是报销产品的会计科目设置不对,应该通知相关人员纠正系统设置。如果是员工报销产品选择错误,应该教育员工,下次如何正确选择。

5)Odoo系统报销单的处理流程。Odoo系统的报销单处理流程是:

i. 员工填写报销单,打印出来,背面粘贴发票等原始凭据;

ii.报销单给部门主管签字审批;

iii.审批过后的报销单投入HR报销专用箱子;

iv.HR专员定期取得报销单子,和系统中的报销单据核对无误,HR专员审核系统中的单子;

v.报销单转由出纳付款,出纳付款后,在系统中自动产生该笔报销单的会计凭证。

1.1.3 Odoo报销功能配置要求

1)费用报销单增加主管审批的环节。员工提交报销单,部门经理审批过后,再到HR / Officer审核,审核OK再由出纳付款,产生会计凭证。部门经理的报销单,由CEO审批。

2)报销单提交审批后,系统自动发送待审Message给审批人。

3)普通员工只能看见自己的报销单,部门经理可以看见自己的报销单,以及下属的报销单。CEO可以看见自己的报销单和部门经理的报销单。

4)为了方便审批者(部门经理和CEO),增加过滤器“待审”,点击该过滤器,只显示待审批的报销单。


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